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什么是九段秘書?

2018-10-23

所謂“九段秘書”是指秘書在安排一次工作會議時,要做到發通知、抓落實、重檢查、勤準備、細準備、作記錄、發記錄、定責任、做流程,最后將整個會議過程做成標準化會議流程,讓任何一個秘書都可以根據這個流程,形成不依賴于任何人的會議服務體系。每段流程凸顯的價值不同,圓滿完成全部九個階段流程的秘書方可稱為“九段秘書”。


總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下,什么是任務?什么是結果?

通知到所有參會的人員,然后秘書自己也參加會議來做服務,這是“任務”。但我們想要的結果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。

一段秘書的做法:發通知——用電子郵件或在黑板上發個會議通知,然后準備相關會議用品,并參加會議。

二段秘書的做法:抓落實——發通知之后,再打一通電話與參會的人確認,確保每個人被及時通知到。

三段秘書的做法:重檢查——發通知,落實到人后,第二天在會前30分鐘提醒與會者參會,確定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即匯報給總經理,保證總經理在會前知悉缺席情況,也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

四段秘書的做法:勤準備——發通知,落實到人,會前通知后,去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議,會場安排到哪,桌椅數量夠用嗎?音響、空調是否正常?白板、筆、紙、本是否充分?我的準備,在物品上,環境上,可以滿足開會的需求了嗎?

五段秘書的做法:細準備——發通知,落實到人,會前通知,也測試了設備,還先了解這個會議的性質是什么?議題是什么?議程怎么安排,然后給與會者發與這個議題相關的資料,供他們參考(領導通常都是很健忘的,否則就不會經常對過去一些決定了的事,或者記不清的事爭吵)。提前的目的是讓參會者有備而來,以便大家開會時提高效率。

六段秘書的做法:做記錄——發通知,落實到人,會前通知,測試了設備,也提供了相關會議資料,還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下,做一個錄音備份)。

會議開完,就完了嗎?會議上大家討論的問題,做出的承諾,領導的安排,部門之間的配合,都有許多會議的成果,需要有人記錄下來。

七段秘書的做法:發記錄——會后整理好會議記錄(錄音)給總經理,然后請示總經理會議內容沒有問題后,是否發給參加會議的人員,或者其他人員。要求他們按照執行。

八段秘書的做法:定責任——將會議上確定的各項任務,一對一地落實到相關責任人,然后經當事人確認后,形成書面備忘錄,交給總經理與當事人一人一份,以紀要為執行文件,監督,檢查執行人的過程結果和最終結果,定期跟蹤各項任務的完成情況,并及時匯報總經理。

九段秘書的做法:做流程——把上述過程做成標準化的“會議”流程,讓任何一個秘書都可以根據這個流程,復制優秀團隊,把會議服務的結果做到九段,形成不依賴于任何人的會議服務體系!


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